Eine neue Stelle zu besetzen, ist für Unternehmen eine anspruchsvolle Aufgabe, die Potenzial und Risiken in sich birgt. Deshalb fließt viel Energie in die Gestaltung einer Jobanzeige oder eines LinkedIn-Posts für die Stellenausschreibung. Wer passt zu uns? Welche Position biete ich an? Bin ich als Arbeitgeber attraktiv genug?

Um das ideale Matching zwischen Bewerber*in und Unternehmen herzustellen, ist aber nicht nur die ansprechende Jobannonce essenziell, sondern auch die Auswahl ausgeklügelter Tools für das Bewerbungsmanagement.

Wilma ist so ein Tool, genauer gesagt ein Recruiting-Chatbot, und spricht für die Wiener Linien mit Bewerber*innen. Wilma ist auf der Website prominent platziert. Für den Verkehrsbetrieb hat das den Vorteil, dass der interne Arbeitsablauf strukturiert abläuft und Rückfragen minimiert werden. Das spart Zeit. Die Jobinteressent*innen bekommen wiederum rasch Auskünfte und fühlen sich gut betreut. Derlei Bots habenlustige Namen und pfiffige Gesichter und suggerieren uns, dass sie persönlich für uns da sind – Hey, wie kann ich dir helfen?

Hier einige KI-Tools aus dem Bewerbungsmanagement im Überblick:

► Persönlichkeitstests: Unternehmen nutzen diese Tests, um die Persönlichkeitsmerkmale der Bewerber*innen zu bewerten. Sie wollen damit feststellen, wie gut sie zur Unternehmenskultur passen. Man erhält einen Link oder Zugangscode und beantwortet dann Fragen.

► Video-Interview-Analyse: KI kann Video-Interviews analysieren, um Informationen über Körpersprache, Tonlage, Sprechstil und Antworten der Bewerber*innen zu extrahieren. Die Interviewperson beantwortet dabei vorgegebene Fragen und soll immer in die Kamera sprechen und blicken.

► Vorhersage-Analyse: KI kann verwendet werden, um mithilfe von Datenanalysen und Machine-Learning-Algorithmen Vorhersagen über die Eignung von Bewerber*innen für bestimmte Positionen zu treffen.

► Aufgaben und Simulationen: Unternehmen lassen Bewerber*innen herausfordernde Aufgaben oder Simulationen durchführen, die ihre Fähigkeiten und Qualifikationen auf die Probe stellen. Beispiele: reale Geschäftsfälle bewerten, an Risikospielen teilnehmen.

Der Einsatz von KI im Bewerbungsverfahren bringt natürlich ethische und rechtliche Herausforderungen mit sich. Algorithmen werden von Menschen gemacht und wenn hier Kriterien zur Diskriminierung, etwa über Alter, Geschlecht, soziales Profi l oder Herkunft, eingebaut werden, kann sich das auf Bewerber*innen auswirken. Im schlimmsten Fall werden bestimmte Personengruppen von einem Bewerbungsverfahren ausgeschlossen. Ein Beispiel verdeutlicht es: Wenn ein Unternehmen seine Algorithmen für den Bewerbungsprozess mit den Daten von vorwiegend männlichen Bewerbern zwischen 30 und 40 Jahren trainiert, dann werden in weiterer Folge Bewerber*innen anderen Geschlechts und höheren Alters schlechter bewertet. Hier muss gezielt entgegengesteuert werden.

Grübelst du gerade, wie du deinen CV und das Motivationsschreiben schreiben wirst, um sie dann auf einer Bewerbungsplattform hochzuladen? Damit bist du schon mittendrin im CV-Parsing, ohne dir vielleicht dessen bewusst zu sein.

Beim Parsing-Prozess werden Textinformationen aus Bewerbungsunterlagen extrahiert, strukturiert und digital verfügbar gemacht – versehen mit einem Ranking, wer von den Bewerber*innen die Anforderungen einer Jobausschreibung am besten erfüllt. Dieses Verfahren (engl. parsing bedeutet zergliedern oder die Syntax analysieren) ist schon eine Weile im Einsatz bei Unternehmen.

Das bringt für Unternehmen viele Vorteile: Das Bewerbungsmanagement ist effizienter, zeitsparend und die Vorauswahl der Kandidat*innen trifft die Software. Wer nicht entspricht, erhält sofort eine höfliche Absage. Erst dann beschäftigen sich echte Menschen in Personalabteilungen mit der Bewerbung und laden die Top-Gelisteten zum persönlichen Gespräch ein.

Hier ein paar Tipps, damit du es im Ranking leichter nach oben schaffst:

Mache dir die Mühe und analysiere die Jobausschreibung genau. In jeder finden sich Keywords und Formulierungen, die die Anforderungen genau beschreiben. Sei ehrlich, wie viele davon erfüllst du? Je höher die Übereinstimmung, desto besser deine Chancen. Diese Keywords solltest du übernehmen, damit die Software dich als geeignet erkennt und hoch bewertet.

Deine Vorteile
CV-Parser erkennen die üblichen Dateiformate wie .doc, .docx oder .pdf und Bildformate wie .jpeg problemlos. Auch du kannst damit Zeit sparen – einfach die Dokumente hochladen und den Rest erledigt die Software. Es ist damit auch möglich, dich gleich aus deinem Xing oder LinkedIn-Profil heraus zu bewerben.

Die Stolperfallen
Lebensläufe sollten möglichst klar strukturiert sein und damit einfach lesbar. Aufwendige, bunte Designs und blumige Formulierungen erkennt die Software nicht. Auch korrekte Angaben zu deinen Daten, Ausbildungen, Erfahrungen und eine standardisierte Schreibweise beim Datum (MM/JJJJ) sind hilfreich, um nicht an Formalkriterien zu scheitern und eine Absage zu kassieren. Prüfe die Rechtschreibung, verzichte auf Kürzel, Sonderzeichen und Diagramme in der Bewerbung!

Andrea Waldbrunner

Karriereberaterin & Teamleiterin der Karriereberatung bei Karriereservice der Universität Wien | Uniport

Dieser Text basiert u. a. auf dem Input von OpenAI/ChatGPT. Dieser Artikel ist zuerst in unserem Karrieremagazin Rise erschienen.